Tabela na 20 osób: wymiar urlopu, zaległy urlop z 2026 r. i do trzech terminów urlopu. Dni urlopu w każdym terminie i to, ile zostało do zaplanowania, liczą się same, bez weekendów i świąt. W drugim arkuszu jest kalendarz całego roku, w którym zaznaczasz dni urlopu literą „U”.
Do pobrania
Plan urlopów, ewidencja czasu pracy i wzory grafików do pobrania
Darmowe arkusze dla kierowników, kadr i właścicieli firm pracujących zmianowo. Pliki Excel mają już wpisane święta 2027 roku i wymiar czasu pracy w każdym miesiącu. Wszystkie pobierzesz bez rejestracji i bez podawania adresu email.
Karta ewidencji na każdy miesiąc 2027 r. dla jednej osoby. Wpisujesz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a liczba godzin liczy się sama, także przy nocnej zmianie przez północ. Są też kolumny na pracę w nocy, nadgodziny, niedziele i święta, dyżury, urlopy i inne nieobecności, a u góry wymiar czasu pracy danego miesiąca.
Cały rok w jednym arkuszu: brygady A–D w rotacji 2 dni, 2 noce, 4 wolne, zaznaczone święta i wymiar etatu w każdym miesiącu. Inną rotację lub datę startu ustawisz w generatorze grafiku 4-brygadowego.
Prosty arkusz CSV do rozpisania zmian dziennych, nocnych i dni wolnych na cały miesiąc. Otworzysz go w Excelu, Arkuszach Google i LibreOffice.
Lista obecności pracownika z wierszem na każdy dzień i lista zespołu na 15 osób, na każdy miesiąc 2027 r., z zaznaczonymi weekendami i świętami. Jest też pusty wzór bez dat.
Jeden wniosek na każdy rodzaj urlopu: wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, bezpłatny, opieka nad dzieckiem, siła wyższa i urlop opiekuńczy, z miejscem na decyzję przełożonego.
Gotowy wzór dla 4 brygad na zmianach 12-godzinnych w pracy ciągłej, rozpisany na 28 dni.
Krótka lista rzeczy do sprawdzenia przed publikacją harmonogramu dla zespołu.
Lista kontrolna dla firm, które chcą szybko sprawdzić, czy grafik nie łamie podstawowych zasad czasu pracy.
Plan urlopów 2027 — jak go przygotować
Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i to, żeby firma mogła normalnie pracować (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Najprościej zebrać wnioski na początku roku, wpisać je do arkusza i sprawdzić w kalendarzu, czy w żadnym tygodniu nie brakuje ludzi na zmianach.
- Wymiar urlopu to 20 dni przy stażu pracy krótszym niż 10 lat i 26 dni przy co najmniej 10 latach; do stażu wlicza się okres nauki (art. 154 i 155 KP).
- Planem nie obejmuje się 4 dni urlopu na żądanie (art. 167² KP).
- Co najmniej jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 KP).
- Zaległy urlop trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 KP).
Arkusz liczy dni urlopu od poniedziałku do piątku, bez świąt. Jeśli ktoś pracuje w innym rozkładzie, np. na zmianach 12-godzinnych, urlop liczy się w dniach, które według grafiku byłyby dla niego dniami pracy, więc wpisz je ręcznie.
Ewidencja czasu pracy — co w niej wpisać
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy każdego pracownika, żeby prawidłowo ustalić jego wynagrodzenie i inne świadczenia (art. 149 KP). Wzór ma kolumny na wszystko, co ewidencja powinna obejmować:
- godziny pracy w każdej dobie, z godziną rozpoczęcia i zakończenia;
- pracę w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święta oraz w dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy;
- dyżury;
- urlopy, zwolnienia od pracy i inne nieobecności, także chorobę.
Ewidencja pokazuje, co się wydarzyło, a grafik to, co było zaplanowane. Ile godzin powinien przepracować pracownik na etat albo jego część w danym miesiącu, sprawdzisz w kalkulatorze czasu pracy albo w tabeli wymiaru czasu pracy 2027.
Pytania o plan urlopów i ewidencję
Czy plan urlopów jest obowiązkowy?
Co do zasady tak: urlopów udziela się zgodnie z planem, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca nie musi go ustalać, jeśli zgodzi się na to zakładowa organizacja związkowa albo jeśli żadna u niego nie działa. Wtedy termin urlopu ustala z każdym pracownikiem indywidualnie.
Czy ewidencję czasu pracy można prowadzić w Excelu?
Tak. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy każdego pracownika (art. 149 Kodeksu pracy) w formie papierowej albo elektronicznej, a przepisy nie narzucają konkretnego programu. Arkusz musi pokazywać godziny pracy w każdej dobie z ich rozpoczęciem i zakończeniem, pracę w nocy, w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święta oraz w dni wolne, a także dyżury, urlopy i inne nieobecności.
Czym grafik pracy różni się od ewidencji czasu pracy?
Grafik to plan: ustala z góry, kto i w jakich godzinach pracuje. Ewidencja zapisuje, ile kto faktycznie przepracował, razem z nadgodzinami i nieobecnościami. Obie rzeczy są potrzebne i powinny się zgadzać, a różnice między nimi to zwykle nadgodziny albo zamiany zmian.
Ile dni urlopu wpisać w plan?
Pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu przy stażu pracy krótszym niż 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10-letnim (art. 154 Kodeksu pracy); do stażu wlicza się okres nauki. Do planu dolicz zaległy urlop z poprzedniego roku, a nie wpisuj 4 dni urlopu na żądanie, bo plan ich nie obejmuje.
Gdy arkusze przestają wystarczać
Excel nie ostrzeże, że ktoś ma za krótki odpoczynek albo przekroczył etat. Program do grafiku pracy grafena. robi to przy każdej zmianie, zna święta i wymiar każdego miesiąca, a pracownicy widzą grafik w telefonie. Do 5 osób za darmo. Zobacz też porównania narzędzi albo rozwiązania dla swojej branży.