Urlop na żądanie — ile dni i jak go zgłosić według Kodeksu pracy

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje

Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (art. 167² Kodeksu pracy). Te dni pochodzą z urlopu wypoczynkowego: 20 dni przy stażu pracy krótszym niż 10 lat albo 26 dni przy co najmniej 10 latach (art. 154). Kto weźmie 4 dni na żądanie, zostaje mu 16 albo 22 dni urlopu za ten rok.

• Limit na cały rok: łącznie najwyżej 4 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od liczby pracodawców, u których pracownik kolejno pracuje w tym roku (art. 167³). Dlatego w świadectwie pracy wpisuje się, ile dni urlopu na żądanie pracownik wykorzystał.
• Jeden dzień albo kilka: termin wskazuje pracownik, więc może wziąć jeden dzień albo kilka dni pod rząd, w sumie do 4 w roku.
• Pierwsza praca: kto podejmuje pracę po raz pierwszy, w tym roku kalendarzowym nabywa urlop z upływem każdego miesiąca pracy, po 1/12 rocznego wymiaru (art. 153 § 1). Urlop na żądanie może wziąć tylko z urlopu, który już nabył.
• Wynagrodzenie: za dzień urlopu na żądanie przysługuje wynagrodzenie urlopowe jak za każdy dzień urlopu wypoczynkowego, czyli takie, jakie pracownik by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172).

Jak zgłosić urlop na żądanie

Pracownik zgłasza żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 167²). Kodeks pracy nie określa formy zgłoszenia, więc może to być telefon, SMS albo e-mail do przełożonego. Sposób zgłaszania może ustalić regulamin pracy albo zasady przyjęte w firmie i wtedy warto się ich trzymać.

Przepis pozwala zgłosić żądanie jeszcze w dniu urlopu, ale najbezpieczniej zrobić to przed godziną rozpoczęcia zmiany według grafiku, żeby przełożony zdążył zorganizować zastępstwo. Urlopu udziela pracodawca, dlatego warto upewnić się, że zgłoszenie do niego dotarło, np. poczekać na odpowiedź na SMS albo e-mail.

Jeśli firma dokumentuje urlopy na piśmie, pracownik może złożyć wniosek o urlop z zaznaczonym polem „urlop na żądanie”, także po powrocie do pracy.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie

Co do zasady nie: art. 167² mówi, że pracodawca jest obowiązany udzielić urlopu na żądanie. Według orzecznictwa Sądu Najwyższego ten obowiązek nie jest jednak bezwzględny. Pracodawca może odmówić w wyjątkowych sytuacjach, uzasadnionych jego szczególnymi potrzebami, np. gdy nieobecność pracownika poważnie zagroziłaby interesom firmy.

Jeśli pracodawca odmówi, a pracownik mimo to nie przyjdzie do pracy, nieobecność może zostać uznana za nieusprawiedliwioną, a to może mieć konsekwencje dyscyplinarne.

Urlop na żądanie a plan urlopów i niewykorzystane dni

Planem urlopów nie obejmuje się urlopu na żądanie (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). W planie urlopów rozpisuje się więc 16 z 20 albo 22 z 26 dni, do tego zaległy urlop z poprzedniego roku, a 4 dni zostają do wykorzystania na żądanie.

Niewykorzystane dni urlopu na żądanie nie przechodzą na kolejny rok jako „na żądanie”. Zostają w puli jako zwykły zaległy urlop wypoczynkowy, którego termin ustala się z pracodawcą. W nowym roku pracownik znów może zażądać najwyżej 4 dni.

Urlop na żądanie na części etatu i na zmianie 12-godzinnej

Na części etatu też przysługują 4 dni urlopu na żądanie. Przepis mówi o dniach, a nie o godzinach, więc tego limitu nie zmniejsza się, choć cały urlop wypoczynkowy na części etatu jest proporcjonalnie niższy (art. 154 § 2).

Urlop liczy się jednak w godzinach. Dzień urlopu zużywa tyle godzin, ile pracownik miał tego dnia przepracować według grafiku (art. 154² § 1), a przy przeliczaniu wymiaru jeden dzień urlopu to 8 godzin (art. 154² § 2).

Na zmianach 12-godzinnych jeden dzień urlopu na żądanie to jedna zmiana, czyli 12 godzin, a więc 1,5 dnia z puli urlopu. Cztery takie dni zużywają 48 godzin, czyli 6 z 20 dni urlopu (160 godzin). Ile godzin urlopu ma pracownik na części etatu, sprawdzisz na stronie etat — ile to godzin.

Urlop na żądanie w grafiku i w wymiarze czasu pracy

Urlopu udziela się tylko na dni, które według grafiku są dla pracownika dniami pracy (art. 154² § 1). Dzień wolny z grafiku, także niedziela czy święto, w które pracownik nie pracuje, nie zużywa urlopu.

Godziny urlopu obniżają wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym o tyle, ile miał przepracować w dniu urlopu (art. 130 § 3), więc nie odpracowuje się ich w innym dniu. Wymiar każdego miesiąca znajdziesz w tabeli wymiar czasu pracy 2027.

W firmie pracującej na zmiany urlop zgłoszony rano oznacza lukę w obsadzie. Zastępstwo trzeba ułożyć tak, żeby osoba, która przejmie zmianę, miała 11 godzin odpoczynku w każdej dobie (art. 132) i 35 godzin raz w tygodniu (art. 133), a dodatkowa zmiana może oznaczać dla niej nadgodziny.

Urlop na żądanie a inne nieobecności

Kodeks pracy przewiduje też inne krótkie nieobecności. To osobne uprawnienia z własnymi limitami i nie zmniejszają urlopu wypoczynkowego:

• Zwolnienie z powodu siły wyższej: 2 dni albo 16 godzin w roku w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Za ten czas przysługuje połowa wynagrodzenia (art. 148¹).
• Opieka nad dzieckiem do 14 lat: 2 dni albo 16 godzin w roku, z prawem do wynagrodzenia (art. 188).
• Urlop opiekuńczy: 5 dni w roku, bez wynagrodzenia, na osobistą opiekę nad członkiem rodziny albo osobą z tego samego gospodarstwa domowego, która z poważnych względów medycznych wymaga opieki lub wsparcia (art. 173¹). Wniosek składa się najpóźniej dzień przed urlopem (art. 173²).

Na każdą z tych nieobecności pasuje ten sam wniosek o urlop — wystarczy zaznaczyć jej rodzaj.

Pytania o urlop na żądanie