Ewidencja czasu pracy — wzór karty (PDF i Excel)
Darmowa karta ewidencji czasu pracy z kolumnami na wszystko, czego wymagają przepisy: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracę w nocy, nadgodziny z dodatkiem 50% i 100%, pracę w niedziele, święta i dni wolne, dyżury, urlopy i nieobecności. Pobierz 12 kart na 2027 rok w PDF albo w Excelu, który sam liczy godziny, albo wydrukuj kartę na wybrany miesiąc.
Karta ewidencji czasu pracy na wybrany miesiąc
| Dzień | Dzień tyg. | Rozpoczęcie pracy | Zakończenie pracy | Godziny pracy | w tym w porze nocnej | Nadgodziny z dodatkiem 50% | Nadgodziny z dodatkiem 100% | Praca w niedziele i święta | Praca w dni wolne z rozkładu | Dyżur (h) | Urlop (rodzaj) | Choroba | Inne nieobecności | Uwagi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Pt | Nowy Rok | ||||||||||||
| 2 | Sb | |||||||||||||
| 3 | Nd | |||||||||||||
| 4 | Pn | |||||||||||||
| 5 | Wt | |||||||||||||
| 6 | Śr | Trzech Króli | ||||||||||||
| 7 | Cz | |||||||||||||
| 8 | Pt | |||||||||||||
| 9 | Sb | |||||||||||||
| 10 | Nd | |||||||||||||
| 11 | Pn | |||||||||||||
| 12 | Wt | |||||||||||||
| 13 | Śr | |||||||||||||
| 14 | Cz | |||||||||||||
| 15 | Pt | |||||||||||||
| 16 | Sb | |||||||||||||
| 17 | Nd | |||||||||||||
| 18 | Pn | |||||||||||||
| 19 | Wt | |||||||||||||
| 20 | Śr | |||||||||||||
| 21 | Cz | |||||||||||||
| 22 | Pt | |||||||||||||
| 23 | Sb | |||||||||||||
| 24 | Nd | |||||||||||||
| 25 | Pn | |||||||||||||
| 26 | Wt | |||||||||||||
| 27 | Śr | |||||||||||||
| 28 | Cz | |||||||||||||
| 29 | Pt | |||||||||||||
| 30 | Sb | |||||||||||||
| 31 | Nd | |||||||||||||
| Razem |
Karta drukuje się poziomo. Jeśli przeglądarka wybierze pionowy układ, zmień orientację w oknie drukowania.
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy
Pracodawca prowadzi ewidencję osobno dla każdego pracownika (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Według § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej obejmuje ona:
- pracę w poszczególnych dobach z godzinami jej rozpoczęcia i zakończenia,
- w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych i w dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy,
- dyżury z godzinami ich rozpoczęcia i zakończenia oraz miejscem pełnienia,
- urlopy z podaniem ich rodzaju,
- zwolnienia od pracy i inne usprawiedliwione nieobecności,
- nieusprawiedliwione nieobecności.
Na karcie z tej strony każda z tych pozycji ma swoją kolumnę, a weekendy i święta są zaznaczone. Wymiar czasu pracy miesiąca jest w nagłówku karty — dla części etatu pomnóż go przez ułamek etatu albo sprawdź w tabeli etat — ile to godzin.
Kiedy w ewidencji nie wpisuje się godzin pracy
Godzin pracy nie ewidencjonuje się u pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, u osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz u pracowników, którzy dostają ryczałt za nadgodziny albo za pracę w nocy (art. 149 § 2 Kodeksu pracy). Ich ewidencja obejmuje dni pracy, urlopy i nieobecności.
Jak wypełniać kartę ewidencji
- Wpisz pracownika, stanowisko, wymiar etatu i okres rozliczeniowy.
- W dni pracy wpisz godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz liczbę przepracowanych godzin, a z nich osobno godziny w porze nocnej i nadgodziny.
- W dni nieobecności wpisz rodzaj urlopu, chorobę albo inną nieobecność.
- Na koniec miesiąca zsumuj kolumny w wierszu „Razem” i porównaj godziny z wymiarem. Nadwyżkę rozlicz jako nadgodziny — dodatek policzysz w kalkulatorze nadgodzin.
Arkusz Excel liczy godziny pracy sam, także przy nocnej zmianie przez północ. Obecności z dnia na dzień można zbierać na liście obecności, a plan zmian na kolejny miesiąc rozpisać na wzorze grafiku pracy.
Ewidencja godzin przy umowie zlecenie
Zleceniobiorców nie obejmuje ewidencja czasu pracy z Kodeksu pracy. Przy zleceniu z minimalną stawką godzinową strony ustalają jednak w umowie, jak potwierdzać liczbę godzin, a bez takiego zapisu zleceniobiorca przekazuje informację o liczbie godzin przed terminem wypłaty (art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Wystarczy do tego ta sama karta, wypełniona tylko w kolumnach z godzinami.
Pytania o ewidencję czasu pracy
Czy ewidencję czasu pracy trzeba prowadzić?
Tak. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy każdego pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 Kodeksu pracy) i udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie. Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, także zatrudniającego jedną osobę.
Czy ewidencję czasu pracy można prowadzić w Excelu?
Tak. Ewidencję prowadzi się w formie papierowej albo elektronicznej, a przepisy nie narzucają programu. Arkusz musi pokazywać wszystko, czego wymaga § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej: godziny pracy w każdej dobie z ich rozpoczęciem i zakończeniem, pracę w nocy, nadgodziny, pracę w niedziele, święta i dni wolne, dyżury, urlopy i nieobecności.
Czy pracownik musi podpisywać ewidencję czasu pracy?
Nie. Przepisy nie wymagają podpisu pracownika na karcie ewidencji. Pracodawca musi jednak udostępnić ewidencję pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1). Wiele firm zbiera podpisy dla porządku, dlatego na wzorze jest na nie miejsce.
Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?
Ewidencja jest częścią dokumentacji pracowniczej. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
Czym ewidencja czasu pracy różni się od grafiku?
Grafik (harmonogram) to plan: z góry ustala, kto i w jakich godzinach pracuje. Ewidencja zapisuje, ile kto faktycznie przepracował, razem z nadgodzinami i nieobecnościami. Różnice między nimi to zwykle nadgodziny albo zamiany zmian i właśnie one decydują o dodatkach do wynagrodzenia.
Grafik, który pilnuje godzin za Ciebie
Program do grafiku pracy grafena. sumuje godziny każdej osoby w miesiącu, zna wymiar etatu i święta i ostrzega przed nadgodzinami i za krótkim odpoczynkiem, zanim grafik trafi do pracowników. Do 5 pracowników za darmo.